Line OA Quick Reply ฟีเจอร์ศำคัญอย่างหนึ่งของLine Official Account ที่ขวัญเชื่อว่าบางท่านอาจจะเคยได้ยินคำนี้กันมาบ้างนะคะ หรือหลายคนตอนนี้อาจจะกำลังใช้งานอยู่แล้วก็ได้ เพราะไลน์OA Quick Reply จัดว่าเป็นการใช้งานที่ช่วยให้ชีวิตการตอบแชทของเหล่าแอดมินไลน์ธุรกิจดีขึ้น ง่ายขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อ เป็นเพราะอะไร หาคำตามได้จากคลิปและบทความด้านล่างนี้ค่ะ
Line OA Quick Reply คืออะไร
คือ ฟีเจอร์ของไลน์ OA ที่ช่วยให้เราสามารถตอบคำถามลูกค้าได้เร็วขึ้นโดยคลิกเลือกคำตอบจากชุดคำตอบที่เราเซฟเก็บไว้ในระบบโดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่
ให้นึกถึงเวลาที่เราใช้งานเฟสบุ๊คแฟนเพจ จะเห็นว่าเวลาที่เราตอบลูกค้าใน Facebook Massenger Inbox ของเพจธุรกิจ มันจะมีฟังก์ชันหนึ่งที่เรียกว่า Facebook Quick Reply อยู่
ซึ่งเกิดมาจากฐานความคิดที่ว่า ในความเป็นจริงเวลาที่ลูกค้าทักแชทมาหา มันจะมีชุดคำถามที่ลูกค้าทั่วไปส่วนใหญ่มักถามซ้ำ ๆ เดิม ๆ อยู่ อาทิเช่น ‘ร้านอยู่ที่ไหนคะ’ ‘ร้านเปิดกี่โมง’ ‘สินค้าใช้งานกับอะไรได้บ้าง’ เป็นต้น
ในเฟสบุ๊คแชทอินบ็อกซ์ เราสามารถพิมพ์คำตอบของชุดคำถามเหล่านี้ไว้ล่วงหน้าและเก็บเอาไว้ได้ในระบบหลังบ้านของเพจเรา เมื่อเวลาที่ลูกค้าถามคำถามที่ซ้ำกับที่เรามีเซฟคำตอบเก็บไว้ ทางแอดมินสามารถกดเพียงคลิกเดียวเพื่อเลือกเอาคำตอบมาจากชุดคำถามที่สร้างไว้ และส่งตอบกลับหาลูกค้าได้โดยอัตโนมัติ โดยที่แอดมินไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์คำตอบเอง
ทำให้ประหยัดเวลาและช่วยให้แอดมินทำงานได้ง่ายขึ้นมากเลยค่ะ ที่สำคัญคือลูกค้าไม่ต้องรอคำตอบนาน เราสามารถตอบกลับได้รวดเร็วทันใจลูกค้าอีกด้วยค่ะ
ใน Line Official Account เองก็มี Quick Reply แบบนี้เหมือนกันค่ะ ในบทความนี้ ทางขวัญจะมาแนะนำวิธีการตั้งค่า Line Official Account Quick Reply ค่ะ มาทำไปพร้อม ๆ กันเลยนะคะ
การตั้งค่า Quick Reply
1. ให้เรา Sign in เข้าระบบหลังบ้านของบัญชี Line Official Account โดยเราสามารถค้นหาเว็บของระบบไลน์ผ่านทาง Google ได้เลยค่ะ
2. เมื่อเรา sign in เข้ามาแล้ว ระบบจะนำเรามาสู่หน้าแรกของตัวจัดการ Line Official Account ให้เราคลิกไปที่เมนู ‘แชท’
3. เมื่อเข้ามาที่หน้าต่างหลักของห้องแชท ให้ไปที่เมนูแถบซ้ายมือของหน้าจอ เลือก ‘ตั้งค่าแชท’ โดยคลิก 1 ครั้ง
4. ไปที่แถบคำว่า ‘ข้อความตอบกลับ’ >> ‘สร้างใหม่’ เพื่อเพิ่มข้อความตอบกลับ
5. ตั้งชื่อข้อความตอบกลับที่เราต้องการจะสร้างใหม่ เทคนิคคือตั้งชื่อให้สั้น ๆ กระชับ เข้าใจง่าย เพื่อให้สะดวกและไม่สับสนเองเวลาที่เราเข้ามาเลือกใช้คำตอบ ยกตัวอย่างเช่น ลูกค้าชอบถามบ่อย ๆ ว่าร้านเปิดกี่โมง เราก็อาจจะสร้างข้อความตอบกลับและตั้งชื่อตัวข้อความอันนี้ว่า ‘เวลาทำการ’ หรือจะเป็น ‘เวลาเปิดร้าน’ ก็ได้
6. จากนั้นให้เราพิมพ์คำตอบลงไปได้เลยค่ะ เช่น ‘ร้านของเราเปิด วันจันทร์-เสาร์ ในเวลา 08.00-20.00 น. ค่ะ’ เสร็จแล้วก็กด ‘บันทึก’ ได้เลย
เพียงเท่านี้ คำตอบที่เป็น Quick Reply ของเราก็จะถูกเก็บไว้ในระบบเรียบร้อยแล้วค่ะ เวลาที่แอดมินจะเรียกใช้คำตอบเพื่อตอบลูกค้าก็สามารถกดไปใช้ได้ง่ายมากเลย
วิธีการเรียกใช้คำตอบแบบ Quick Reply
1. เมื่อมีลูกค้าทักมา ระบบจะแจ้งเตือน ให้เราเข้าไปที่หน้าหลักของห้องแชท และกดตามลำดับ ‘เครื่องหมายบวก’ >> ‘เลือกคอนเทนต์’
2. ระบบจะแสดงข้อความตอบกลับที่เราเซฟเก็บไว้ทั้งหมด ให้เราเลือกคำตอบที่ต้องการโดยคลิก 1 ครั้งเท่านั้น เราก็จะสามารถตอบแชทลูกค้าได้เร็วขึ้นมากเลยค่ะ
ใช้งานง่ายมาก ๆ เลยใช่ไหมล่ะคะ และเพื่อให้การตั้งค่าไลน์ Quick Reply ของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้น ขวัญแนะนำให้ทุกท่านทำลิสต์ประเด็นคำถามที่ลูกค้าถามบ่อย หรือที่เรียกกันว่า FOQ (Frequency of Question) เสียก่อน
โดยเราอาจจะให้ทางเซลล์กับแอดมินเพจ แอดมินไลน์ ซึ่งเป็นฝ่ายที่จะต้องได้เจอได้คุยกับลูกค้าโดยตรงมาช่วยกันลิสต์คำถามที่เราจะต้องตอบซ้ำ ๆ จากนั้นเราก็เตรียมคำตอบที่เหมาะสม และค่อยเข้ามาตั้งค่า Quick Reply ทั้งหมดตามขั้นตอนด้านบนที่ขวัญบอกไป
แบบนี้การทำงานของแอดมินก็จะสะดวกรวดเร็ว มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ไม่ต้องกังวลว่ามีแอดมินหลายคนแลวคำตอบจะแตกต่างกันไป เพราะ Quick Reply จะช่วยให้เราคุมคุณภาพของการตอบลูกค้าได้อย่างดีค่ะไม่ว่าเราจะมีแอดมินกี่คนก็ตาม
นอกเหนือจากนี้ ฟีเจอร์ Line Quick Reply ก็สามารถใช้กับมือถือได้ด้วยนะคะ จึงเป็นฟีเจอร์ที่สะดวกและตอบโจทย์การทำธุรกิจในยุคปัจจุบันได้อย่างดีเลยค่ะ ลองนำไปประยุกต์ใช้กับธุรกิจของคุณดูกันนะคะ 🙂
อย่าลืมติดตามข่าวสาร สาระ เรื่องราวดิจิตอล ฉบับเข้าใจง่ายได้ทุกวันที่ Facebook Fanpage ของ StartUp Now นะคะ STARTUP NOW Facebook Fanpage
อ่านเรื่องการตลาดดิจิตอลเพิ่มเติมได้ที่นี่ บทความการตลาดออนไลน์
อยากดูคลิปความรู้ดิจิตอลฉบับเข้าใจง่ายคลิปอื่น ๆ ไปเยี่ยมชมช่อง YouTube ของ StartUp Now กัน
